Guide
Logiciel de location de machines de chantier : planning, états des lieux et litiges
Mis à jour le 23.10.2026
Un logiciel de location de machines de chantier sert à trois choses : savoir quelle machine est libre et quand, documenter son état au départ et au retour, puis facturer sans discussion ce qui a changé entre les deux. Des photos imposées, un relevé du compteur et deux signatures règlent la plupart des litiges sur les dégâts. Voici comment organiser vos locations, avec une check-list d’état des lieux prête à l’emploi.
Location d’engins de chantier : les problèmes qui reviennent toujours
Loueur ou entreprise qui loue son parc inutilisé, vous connaissez les mêmes ennuis. Ils viennent rarement de la machine, presque toujours d’une information non notée au bon moment.
Une réservation prise au téléphone et oubliée dans un carnet, une rayure qui « était déjà là », un compteur d’heures que personne n’a relevé au départ : chaque fois, c’est votre parole contre celle du client. Et sans preuve, c’est souvent le loueur qui paie.
- Double réservation : la même mini-pelle promise à deux clients pour le même lundi.
- Dégâts contestés : un godet fissuré, une vitre étoilée ou un pneu entaillé que le client dit avoir trouvés ainsi.
- Compteur d’heures non relevé : impossible de facturer les heures réelles ou de prouver une utilisation intensive.
- Plein non fait : la machine revient à un quart de réservoir, sans trace du niveau au départ.
- Transport oublié : la chargeuse est prête, mais personne n’a commandé le camion pour la livrer.
- Accessoires manquants : clé, attache rapide, godet de curage ou rallonge qui ne reviennent pas.
Planning de location de matériel BTP : éviter la double réservation
Le planning de location le plus lisible tient en une ligne par machine et une colonne par jour. Chaque réservation y apparaît comme une barre avec le nom du client, le chantier, les dates et le mode de remise (livraison par vos soins ou enlèvement par le client). Si deux barres se chevauchent, le conflit saute aux yeux avant de dire oui au client.
Bloquez aussi les jours où la machine n’est pas louable : service prévu, réparation en cours, contrôle annuel. Une pelle qui atteint son service des 500 heures pendant une location de trois semaines doit être entretenue avant le départ, pas au milieu du chantier du client. Pour cela, le planning et le carnet d’entretien doivent se parler.
Notez aussi le transport dès la réservation. Sinon, la livraison sans camion se découvre le matin même.
État des lieux de location d’engin : la check-list de départ et de retour
Un bon état des lieux se fait machine sous les yeux, avec le client présent, et suit toujours le même ordre. Utilisez la même liste au départ et au retour : c’est ce qui permet de comparer point par point. Adaptez-la au type d’engin (pelle, chargeuse, dumper, nacelle), mais gardez une base commune.
- Identification : machine, numéro de série ou de parc, client, chantier, date et heure.
- Compteur d’heures : valeur exacte, avec une photo du compteur.
- Carburant : niveau de la jauge (plein, 3/4, 1/2…), avec une photo ; AdBlue si la machine en a.
- Carrosserie et cabine : rayures, bosses, vitres, rétroviseurs, siège, propreté.
- Train de roulement : chenilles ou pneus (entailles, usure), galets, barbotins.
- Équipement : bras, vérins, flexibles (fuites), dents et lame du godet, attache rapide.
- Fonctionnement : démarrage, voyants au tableau de bord, éclairage, gyrophare, avertisseur de recul.
- Accessoires remis : godets supplémentaires, marteau, clés (nombre), documents de bord.
- Conditions générales acceptées et signatures du client et du loueur.
Photos et signatures : ce qui fait foi en cas de litige
Imposez toujours les mêmes vues : avant, arrière, côté gauche, côté droit, compteur et jauge. Ajoutez des gros plans de chaque défaut déjà présent. Une courte vidéo du moteur qui tourne et des mouvements hydrauliques complète bien le dossier.
La signature du client sur l’état des lieux de départ montre qu’il a vu la machine et accepté son état. Faites aussi signer le retour, même si le client conteste un point : il peut signer en notant son désaccord. Envoyez-lui une copie le jour même. Un document reçu par e-mail le soir de la remise est bien plus difficile à contester trois semaines plus tard.
Check-list retour location pelle : comparer départ et retour
Au retour, reprenez la check-list de départ, ligne par ligne, et les mêmes angles de photo. Toute différence entre les deux documents est soit une usure normale, soit un dégât à discuter. Les heures de location se calculent par différence entre les deux relevés du compteur, et le carburant par différence entre les deux jauges.
Distinguez clairement l’usure normale (dents de godet, petites rayures d’utilisation) des dégâts (vitre cassée, flexible arraché, vérin tordu). Fixez ces règles dans vos conditions générales, avant la location. Notez aussi les frais simples à facturer : plein à refaire, nettoyage d’une machine rendue pleine de boue.
Faites ce contrôle avec le client si possible. Sinon, photographiez la machine dès votre arrivée et prévenez-le.
Machine rendue en panne : que faire ?
Une machine qui revient en panne doit être immobilisée immédiatement, même si la panne semble légère. Documentez ce que vous constatez (photos, vidéo, codes d’erreur affichés), notez le compteur et ouvrez une réparation. Ne la relouez pas tant que la cause n’est pas connue.
Regardez ensuite les réservations suivantes. Si la machine doit repartir dans deux jours, prévenez le prochain client ou prévoyez une machine de remplacement.
Pour savoir qui paie, la question est souvent : usure ou mauvaise utilisation ? Un historique d’entretien à jour montre que la machine a été suivie selon les indications du constructeur. C’est tout l’intérêt d’un carnet d’entretien des machines de chantier tenu sans trou.
Comment l’option Location de Godet gère tout ça
L’option Location de Godet reprend exactement ce déroulement. L’agenda des locations affiche une ligne par machine. Chaque réservation porte le client, le chantier et le mode de remise (livraison ou enlèvement). Un petit camion rouge ou vert indique si le transport de chaque livraison est organisé.
L’état des lieux se fait sur tablette : points de contrôle adaptés à la machine (OK, Défaut ou Sans objet), carburant, compteur, photos imposées (avant, arrière, gauche, droite, compteur, jauge), jusqu’à 20 photos et 2 vidéos, accessoires, clés, conditions générales acceptées, puis signature du client et du loueur au doigt. Au retour, la comparaison avec le départ affiche les nouveaux défauts en rouge et calcule les heures de location. Vous ajoutez les frais (plein, nettoyage, dégâts) et le rapport PDF part au client par e-mail.
Si la machine revient en panne, une réparation est ouverte dans son carnet et les réservations suivantes sont signalées « à risque ». L’option coûte 29 CHF par mois en plus de votre abonnement et elle est comprise dans l’essai gratuit de 15 jours, sans carte de crédit. Le plus simple est de parcourir la démo de l’option Location, sans créer de compte.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel spécifique pour louer seulement quelques machines ?
Pas forcément. Mais à plusieurs, un tableau papier ou un fichier partagé montre vite ses limites. Ce qui compte, c’est un planning unique, consultable par tous, et des états des lieux faits toujours de la même façon.
Que doit contenir un état des lieux de location d’engin ?
Au minimum : l’identification de la machine et du client, le compteur d’heures, le niveau de carburant, l’état de la carrosserie, du train de roulement et de l’équipement, les accessoires remis, des photos sous des angles fixes et les signatures des deux parties.
Comment prouver qu’un dégât date de la location ?
En comparant deux documents identiques : l’état des lieux de départ signé par le client et celui du retour, avec des photos prises sous les mêmes angles. Si le défaut n’apparaît pas au départ et apparaît au retour, la discussion est beaucoup plus courte.
Comment calculer les heures de location d’une pelle ?
Par différence entre le compteur d’heures relevé au retour et celui relevé au départ. D’où l’importance d’une photo du compteur dans les deux états des lieux : un chiffre noté à la main est facile à contester.
Combien coûte l’option Location de Godet ?
Elle coûte 29 CHF par mois en plus de l’abonnement (Essentiel 29 CHF, Pro 59 CHF ou Parc 99 CHF par mois), sans engagement. Elle est comprise dans l’essai gratuit de 15 jours. Pour une question précise, écrivez-nous.