Software per il noleggio di macchine da cantiere: planning, consegna e riconsegna

Noleggio di macchine edili: i problemi di sempre

Che Lei sia un noleggiatore o un’impresa che noleggia una parte del proprio parco macchine quando è ferma, i grattacapi sono sempre gli stessi. Raramente dipendono dalla macchina. Quasi sempre manca un’informazione che non è stata annotata al momento giusto.

Una prenotazione presa al telefono e rimasta in testa a qualcuno, un graffio che «c’era già», un contaore che nessuno ha letto alla partenza: alla fine è la parola del noleggiatore contro quella del cliente. E senza prove, spesso paga il noleggiatore.

• Doppia prenotazione: lo stesso miniescavatore promesso a due clienti per lo stesso lunedì.
• Danni contestati: benna crepata, vetro scheggiato o pneumatico tagliato che il cliente dice di aver trovato così.
• Contaore non letto: impossibile fatturare le ore reali o dimostrare un uso intensivo.
• Pieno non fatto: la macchina torna con un quarto di serbatoio, senza traccia del livello alla partenza.
• Trasporto dimenticato: la pala gommata è pronta, ma nessuno ha prenotato il carrellone.
• Accessori mancanti: chiavi, attacco rapido, benna pulizia fossi o prolunghe che non rientrano.

Planning del noleggio: evitare le doppie prenotazioni

Il planning più leggibile ha una riga per macchina e una colonna per giorno. Ogni noleggio compare come una barra con cliente, cantiere, date e modalità di consegna (consegna da parte Sua o ritiro da parte del cliente). Se due barre si sovrappongono, il conflitto si vede prima di confermare al cliente.

Bloccate anche i giorni in cui la macchina non è noleggiabile: tagliando previsto, riparazione in corso, controllo annuale. Un escavatore che arriva al tagliando delle 500 ore durante un noleggio di tre settimane va in officina prima della partenza, non a metà del cantiere del cliente. Per questo planning e libretto di manutenzione devono parlarsi.

Annotate il trasporto insieme alla prenotazione. Una consegna senza camion né autista prenotati è un problema che si scopre troppo tardi, la mattina stessa.

Verbale di consegna e check-list noleggio escavatore

Un buon verbale di consegna si compila davanti alla macchina, con il cliente o il suo macchinista presente, e segue sempre lo stesso ordine. Usi la stessa lista alla consegna e alla riconsegna: è l’unico modo per confrontarle punto per punto. La adatti al tipo di macchina (escavatore, pala, dumper, piattaforma aerea), ma mantenga una base comune.

• Identificazione: macchina, numero di serie o di parco, cliente, cantiere, data e ora.
• Contaore: valore esatto, con una foto del contaore.
• Carburante: livello indicato (pieno, 3/4, 1/2…) con foto; AdBlue se presente.
• Carrozzeria e cabina: graffi, ammaccature, vetri, specchietti, sedile, pulizia.
• Carro: cingoli o pneumatici (tagli, usura), rulli, ruote motrici.
• Attrezzatura: braccio, cilindri, tubi flessibili (perdite), denti e lama della benna, attacco rapido.
• Funzionamento: avviamento, spie sul cruscotto, luci, lampeggiante, cicalino di retromarcia.
• Accessori consegnati: benne supplementari, martello demolitore, numero di chiavi, documenti di bordo.
• Condizioni generali accettate e firma del cliente e del noleggiatore.

Foto e firme: cosa conta in caso di contestazione

Una foto vale più di qualsiasi descrizione, se è scattata nel posto giusto e al momento giusto. Chieda sempre le stesse inquadrature: davanti, dietro, lato sinistro, lato destro, contaore e indicatore del carburante. Aggiunga primi piani di ogni difetto già presente. Un breve video con il motore acceso e i movimenti idraulici completa bene il dossier.

La firma del cliente sul verbale di consegna dimostra che ha visto la macchina e ne ha accettato lo stato. Faccia firmare anche il verbale di riconsegna, anche se il cliente contesta un punto: può firmare annotando il suo disaccordo. Gli invii una copia il giorno stesso. Un documento ricevuto per e-mail la sera della riconsegna è molto più difficile da contestare tre settimane dopo.

Verbale di riconsegna: confrontare partenza e rientro

Al rientro riprenda la lista della consegna, riga per riga, con le stesse inquadrature. Ogni differenza tra i due documenti è usura normale oppure un danno da discutere. Le ore di noleggio si calcolano dalla differenza tra le due letture del contaore, il carburante dalla differenza tra i due livelli.

Distingua chiaramente l’usura normale (denti della benna, piccoli segni d’uso) dai danni (vetro rotto, tubo strappato, cilindro piegato). Fissi queste regole nelle condizioni generali, prima del noleggio. Annoti anche i costi semplici da addebitare: pieno da rifare, pulizia di una macchina riconsegnata piena di fango.

Quando possibile, faccia il controllo insieme al cliente. Se la macchina viene lasciata fuori orario, scatti le foto appena arriva e lo avvisi subito.

Macchina riconsegnata guasta: cosa fare?

Una macchina che rientra guasta va fermata subito, anche se il guasto sembra leggero. Documenti quello che vede (foto, video, codici di errore), annoti il contaore e apra una riparazione. Non la noleggi di nuovo finché la causa non è chiara.

Guardi poi le prenotazioni successive. Se la macchina deve ripartire fra due giorni, avvisi il prossimo cliente o preveda una macchina sostitutiva. Un guasto gestito presto resta una questione d’officina; scoperto la mattina della consegna, diventa un problema con il cliente.

Per decidere chi paga, la domanda è spesso: usura o uso scorretto? Uno storico di manutenzione completo dimostra che la macchina è stata seguita secondo le indicazioni del costruttore. È lo scopo di un libretto di manutenzione delle macchine da cantiere tenuto senza buchi.

Come l’opzione Noleggio di Godet gestisce tutto questo

L’opzione Noleggio di Godet segue esattamente questo percorso. L’agenda dei noleggi mostra una riga per macchina. Ogni prenotazione riporta cliente, cantiere e modalità (consegna o ritiro). Un piccolo camion rosso o verde indica se il trasporto di ogni consegna è organizzato.

Il verbale si compila su tablet: punti di controllo adatti alla macchina (OK, Difetto o Non pertinente), carburante, contaore, foto obbligatorie (davanti, dietro, sinistra, destra, contaore, indicatore), fino a 20 foto e 2 video, accessori, chiavi, condizioni generali accettate e infine la firma del cliente e del noleggiatore con il dito. Alla riconsegna, il confronto con la partenza segna in rosso i nuovi difetti e calcola le ore di noleggio. Lei aggiunge i costi (pieno, pulizia, danni) e il rapporto PDF parte per e-mail al cliente.

Se la macchina rientra guasta, nel suo libretto viene aperta una riparazione e le prenotazioni successive sono segnalate «a rischio». L’opzione costa 29 CHF al mese in più dell’abbonamento ed è compresa nella prova gratuita di 15 giorni, senza carta di credito. Il modo più semplice per capirla è provare la demo dell’opzione Noleggio, senza creare un account.

Domande frequenti

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