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Ratgeber

Software für die Baumaschinenvermietung: Planung, Übergabe und Rückgabe

Aktualisiert am 23.10.2026

Eine Software für die Baumaschinenvermietung muss drei Dinge können: zeigen, welche Maschine wann frei ist, den Zustand bei Übergabe und Rückgabe festhalten und die Unterschiede zwischen beiden sauber belegen. Pflichtfotos, ein abgelesener Betriebsstundenzähler und zwei Unterschriften erledigen die meisten Streitfälle um Schäden. Hier steht, wie Sie das organisieren, inklusive Checkliste für das Übergabeprotokoll.

Baumaschinen vermieten: die typischen Probleme

Ob Sie Vermieter sind oder als Bauunternehmen einen Teil Ihres Maschinenparks vermieten, wenn er gerade steht: Die Ärgernisse sind immer dieselben. Sie liegen selten an der Maschine. Meistens fehlt eine Information, die im richtigen Moment nicht aufgeschrieben wurde.

Eine Reservation am Telefon, die nur im Kopf des Disponenten existiert. Ein Kratzer, der «schon da war». Betriebsstunden, die bei der Übergabe niemand notiert hat. Am Ende steht Aussage gegen Aussage, und ohne Beweis zahlt meistens der Vermieter.

  • Doppelbuchung: derselbe Minibagger ist zwei Kunden für denselben Montag versprochen.
  • Bestrittene Schäden: gerissene Schaufel, gesprungene Scheibe oder aufgeschlitzter Reifen, angeblich schon bei der Übernahme.
  • Betriebsstunden nicht abgelesen: Die tatsächliche Nutzung lässt sich weder verrechnen noch belegen.
  • Tank nicht aufgefüllt: Die Maschine kommt mit einem Viertel Tank zurück, der Stand bei der Übergabe ist unbekannt.
  • Transport vergessen: Der Radlader ist bereit, aber niemand hat den Tieflader bestellt.
  • Fehlendes Zubehör: Schlüssel, Schnellwechsler, Grabenräumlöffel oder Verlängerungskabel kommen nicht zurück.

Mietplanung für Baumaschinen: Doppelbuchungen vermeiden

Die übersichtlichste Mietplanung hat eine Zeile pro Maschine und eine Spalte pro Tag. Jede Miete erscheint als Balken mit Kunde, Baustelle, Daten und Übergabeart (Lieferung durch Sie oder Abholung durch den Kunden). Überschneiden sich zwei Balken, sehen Sie den Konflikt, bevor Sie dem Kunden zusagen.

Sperren Sie auch die Tage, an denen die Maschine nicht vermietbar ist: geplanter Service, offene Reparatur, jährliche Kontrolle. Ein Bagger, der während einer dreiwöchigen Miete seinen 500-Stunden-Service erreicht, gehört vor der Übergabe in die Werkstatt und nicht mitten auf die Baustelle des Kunden. Dafür müssen Mietplanung und Wartungsheft zusammenspielen.

Planen Sie den Transport gleich bei der Reservation ein. Eine Lieferung ohne reservierten Lastwagen und Chauffeur fällt sonst erst am Morgen selbst auf.

Übergabeprotokoll Baumaschine: Checkliste für Übergabe und Rückgabe

Ein gutes Übergabeprotokoll entsteht an der Maschine, mit dem Kunden oder seinem Maschinisten daneben, und folgt immer derselben Reihenfolge. Verwenden Sie für Übergabe und Rückgabe dieselbe Liste, nur so lassen sich beide Punkt für Punkt vergleichen. Passen Sie sie an den Maschinentyp an (Bagger, Radlader, Dumper, Hebebühne), aber behalten Sie eine gemeinsame Basis.

  • Identifikation: Maschine, Serien- oder Inventarnummer, Kunde, Baustelle, Datum und Uhrzeit.
  • Betriebsstundenzähler: genauer Stand, mit Foto des Zählers.
  • Treibstoff: Stand der Tankanzeige (voll, 3/4, 1/2 …) mit Foto; AdBlue, falls vorhanden.
  • Aufbau und Kabine: Kratzer, Beulen, Scheiben, Spiegel, Sitz, Sauberkeit.
  • Fahrwerk: Ketten oder Reifen (Schnitte, Verschleiss), Laufrollen, Turasse.
  • Ausrüstung: Ausleger, Zylinder, Schläuche (Leckagen), Zähne und Schneide der Schaufel, Schnellwechsler.
  • Funktion: Start, Warnleuchten im Display, Beleuchtung, Rundumleuchte, Rückfahrwarner.
  • Übergebenes Zubehör: zusätzliche Löffel, Hydraulikhammer, Anzahl Schlüssel, Bordunterlagen.
  • Akzeptierte AGB sowie Unterschrift von Kunde und Vermieter.

Fotos und Unterschriften: was bei einem Streit zählt

Ein Foto ist besser als jede Beschreibung, wenn es am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt gemacht wird. Verlangen Sie immer dieselben Ansichten: vorne, hinten, links, rechts, Zähler und Tankanzeige. Dazu Nahaufnahmen jedes bereits vorhandenen Mangels. Ein kurzes Video mit laufendem Motor und den Hydraulikbewegungen ergänzt das Dossier gut.

Die Unterschrift des Kunden auf dem Übergabeprotokoll zeigt, dass er die Maschine gesehen und ihren Zustand akzeptiert hat. Lassen Sie auch das Rückgabeprotokoll unterschreiben, selbst wenn der Kunde einen Punkt bestreitet: Er kann unterschreiben und seinen Einwand notieren. Schicken Sie ihm am selben Tag eine Kopie. Ein Dokument, das am Abend der Rückgabe per E-Mail kam, ist drei Wochen später schwer zu bestreiten.

Rückgabeprotokoll: Übergabe und Rückgabe vergleichen

Bei der Rückgabe gehen Sie die Liste der Übergabe Zeile für Zeile durch und fotografieren aus denselben Winkeln. Jeder Unterschied ist entweder normaler Verschleiss oder ein Schaden, über den man reden muss. Die Mietstunden ergeben sich aus der Differenz der beiden Zählerstände, der Treibstoff aus der Differenz der beiden Tankanzeigen.

Trennen Sie klar zwischen normalem Verschleiss (Schaufelzähne, kleine Gebrauchsspuren) und Schäden (gebrochene Scheibe, abgerissener Schlauch, verbogener Zylinder). Halten Sie diese Regeln vor der Miete in den AGB fest. Notieren Sie auch die einfachen Zusatzkosten: Tank auffüllen, Reinigung einer Maschine, die voller Schlamm zurückkommt.

Machen Sie die Kontrolle wenn immer möglich zusammen mit dem Kunden. Wird die Maschine ausserhalb der Öffnungszeiten abgestellt, fotografieren Sie sie bei Arbeitsbeginn und informieren Sie den Kunden sofort.

Maschine defekt zurückgegeben: was tun?

Eine Maschine, die defekt zurückkommt, wird sofort stillgelegt, auch wenn der Schaden klein aussieht. Halten Sie fest, was Sie sehen (Fotos, Video, angezeigte Fehlercodes), notieren Sie die Betriebsstunden und eröffnen Sie eine Reparatur. Vermieten Sie sie nicht weiter, solange die Ursache unklar ist.

Prüfen Sie dann die nächsten Reservationen. Soll die Maschine in zwei Tagen wieder raus, informieren Sie den nächsten Kunden oder planen Sie eine Ersatzmaschine ein. Ein früh erkannter Defekt bleibt ein Werkstattthema. Am Morgen der Lieferung entdeckt, wird er zum Problem mit dem Kunden.

Bei der Frage, wer zahlt, geht es oft um Verschleiss oder Fehlbedienung. Ein lückenloses Wartungsheft zeigt, dass die Maschine nach den Vorgaben des Herstellers gewartet wurde. Mehr dazu im Leitfaden zum Wartungsheft für Baumaschinen.

So erledigt die Option Vermietung von Godet das alles

Die Option Vermietung von Godet bildet genau diesen Ablauf ab. Der Mietkalender zeigt eine Zeile pro Maschine. Jede Reservation enthält Kunde, Baustelle und Übergabeart (Lieferung oder Abholung). Ein kleiner roter oder grüner Lastwagen zeigt, ob der Transport jeder Lieferung organisiert ist.

Das Protokoll füllen Sie auf dem Tablet aus: auf die Maschine abgestimmte Kontrollpunkte (OK, Mangel oder Entfällt), Treibstoff, Zähler, Pflichtfotos (vorne, hinten, links, rechts, Zähler, Tankanzeige), bis zu 20 Fotos und 2 Videos, Zubehör, Schlüssel, akzeptierte AGB und am Schluss die Unterschrift von Kunde und Vermieter mit dem Finger. Bei der Rückgabe markiert der Vergleich mit der Übergabe neue Mängel rot und berechnet die Mietstunden. Sie erfassen die Zusatzkosten (Tanken, Reinigung, Schäden), und der PDF-Bericht geht per E-Mail an den Kunden.

Kommt die Maschine defekt zurück, wird in ihrem Wartungsheft eine Reparatur eröffnet und die folgenden Reservationen werden als «gefährdet» markiert. Die Option kostet 29 CHF pro Monat zusätzlich zum Abo und ist im kostenlosen 15-Tage-Test enthalten, ohne Kreditkarte. Am schnellsten verstehen Sie sie in der Demo der Option Vermietung, ganz ohne Konto.

Häufige Fragen

Brauche ich eine eigene Software, wenn ich nur wenige Maschinen vermiete?

Nicht unbedingt. Sobald aber mehrere Personen Reservationen annehmen, stossen Wandtafel und geteilte Excel-Liste schnell an ihre Grenzen. Entscheidend sind eine einzige Mietplanung, die alle sehen, und Protokolle, die immer gleich gemacht werden.

Was gehört in ein Übergabeprotokoll für eine Baumaschine?

Mindestens: Maschine und Kunde, Betriebsstundenzähler, Tankstand, Zustand von Aufbau, Fahrwerk und Ausrüstung, übergebenes Zubehör, Fotos aus festen Winkeln und die Unterschriften beider Parteien.

Wie beweise ich, dass ein Schaden während der Miete entstanden ist?

Mit zwei gleich aufgebauten Dokumenten: dem vom Kunden unterschriebenen Übergabeprotokoll und dem Rückgabeprotokoll, beide mit Fotos aus denselben Winkeln. Fehlt der Mangel bei der Übergabe und ist er bei der Rückgabe da, ist die Diskussion meist kurz.

Wie berechne ich die Mietstunden eines Baggers?

Aus der Differenz zwischen dem Betriebsstundenzähler bei der Rückgabe und bei der Übergabe. Deshalb gehört in beide Protokolle ein Foto des Zählers: Eine von Hand notierte Zahl lässt sich leicht bestreiten.

Was kostet die Option Vermietung von Godet?

29 CHF pro Monat zusätzlich zum Abo (Essentiel 29 CHF, Pro 59 CHF oder Parc 99 CHF pro Monat), ohne Vertragsbindung. Im kostenlosen 15-Tage-Test ist sie enthalten. Bei konkreten Fragen schreiben Sie uns.

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